El tiempo es dinero y disponer de una buena gestión del mismo en la clínica veterinaria es crucial. Ya que esto mejora el rendimiento, facturación e imagen del negocio.
Planificación de agenda
Por esto es esencial disponer de la voluntad de usar una agenda donde apuntar las citas de los clientes. En este artículo vamos a comentar 3 argumentos por los cuales tener una agenda bien estructurada ayuda a mejorar mucho la organización y en definitiva aumentar el volumen de trabajo prestado y beneficios.
Mejora de rendimiento
La agenda es una herramienta que usada de forma inteligente puede propulsar el rendimiento de cualquier negocio porque permite planificar y anticiparse. Ya que, de un vistazo, se puede ver «aproximadamente» la cantidad de recursos necesarios para efectuar el trabajo en un periodo cercano. Además, también ayuda a observar el volumen probable de trabajo en periodos cercanos y permite estimar el volumen aproximado de ingresos que pueden existir.
Para poder extraer esta información la clínica veterinaría tiene que:
- Definir la duración de los servicios prestados: Es difícil definir el tiempo, pero es importante para las clínicas veterinarias definir un tiempo medio por tipo de servicio que ofrece. Gracias a este cálculo se podrá más adelante planificar mejor el tiempo, optimizar mano de obra y rentabilizar mejor los recursos.
- Definir como se realizan las peticiones de citas: Establecer protocolos de asignación de citas en base a los diferentes casos. Evitando poner citas que se puedan alargar más de lo normal en huecos pequeños de tiempo y coman tiempo a siguientes citas. Con esto evitaremos tiempos de espera y molestias a los clientes.
- Gestión rapida de las anulaciones de citas: La rápida gestión de las anulaciones de citas permite a la clínica veterinaria reutilizar ese tiempo. Por ejemplo, en otros clientes para otras citas o en otras tareas pendientes de realizar.
Habiendo realizado lo anterior ya se pueden extraer datos aproximados de recursos necesarios, volumen de trabajo y cantidad de ingresos aproximado. Gracias a esto el gerente de la empresa puede anticiparse y organizar los recursos y aplicar diferentes estrategias para maximizar el rendimiento.
Algunas de estas estrategias pueden ser:
Aumentar los recursos necesarios para operar (mano de obra, materiales, tipos de servicio, etc.) cuanto más volumen de trabajo exista y menos cuando el volumen de trabajo sea menor. Con esta estrategia se consigue optimizar los recursos aprovechando el rendimiento en base a la demanda.
Por otro, lado si el volumen de recursos se mantiene independientemente de la demanda, los recursos no utilizados en los periodos de menor demanda se pueden reorientar a nuevas clases de servicio. Con esto se puede conseguir nuevos servicios temporales que aumentan nuestra oferta y de esta forma intentar subir la demanda.
Facturación
Conseguir llevar una agenda ordenada y bien planificada puede permitir aumentar la facturación. Si la clínica es conocedora del tiempo que tiene que destinar a los diferentes tipos de servicio que ofrece a la hora de asignar las citas puede estimar el volumen máximo de trabajo que puede hacer y la cantidad de servicios que puede ofrecer al día. Entonces organizando las citas de forma inteligente y planificando los días en base a los recursos disponibles, se puede conseguir aumentar el número de servicios prestados y por ende la cantidad de facturación diaria.
Imágen de la clínica
Una clínica bien organizada con las citas puede dar una imagen muy positiva a los clientes ya que transmite eficacia, organización y profesionalidad. Gracias a la planificación de las citas el gestor o encargado de organizar el trabajo tiene que buscar que los clientes esperen el menor tiempo posible. Si se consigue el cliente se ira de la clínica contento y pensando que se le ha atendido con puntualidad y profesionalidad.
Además, es posible que un efecto relacionado con esto es que mejoraría el boca a boca de nuestros clientes haciendo que aparezcan nuevos potenciales clientes. Además, de conseguir que nos comenten en redes sociales o en Google.
Estos hechos consiguen que la clínica veterinaria gane visibilidad y destaque entre la competencia.
Conclusión
Invertir tiempo en la organización y gestión del tiempo en la clínica veterinaria es primordial y permite observar resultados positivos en muy poco tiempo si se ejecuta de forma inteligente y metódica. En SOFTalvet lo sabemos y disponemos de una agenda integrada en nuestras soluciones de gestión para clínica veterinaria que ayudan y amenizan la organización del tiempo.